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Contas a pagar

Introdução ao módulo

O módulo contém as informações das parcelas originadas das compras feitas de forma a prazo, pelo módulo notas de compras.

É possível também efetuar lançamento de parcelas de forma manual. O módulo permite o controle total das contas a pagar, contas pagas, contas em atraso e contas a vencer da empresa, possibilitando a emissão de relatórios com todas as informações necessárias para o total controle de contas a pagar da empresas.

As informações do módulo contas a pagar podem ser visualizadas pela listagem de dados ou individualmente pela ficha de cadastro. Dentro do contas a pagar dispomos das seguintes funções:

Pagamento de contas;
Pagamento de várias contas simultâneas;
Pagamento parcial de contas;
Pagamento de contas pela ficha;
Gerar lançamento no caixa de contas pagas;
Efetuar lançamento em plano de contas e centros de custo.

Na tela principal você ainda contará com os campos e seus valores:

Vencendo hoje: mostra a soma das contas com vencimento na mesma data atual.

A vencer: mostra a soma das contas com vencimento maior que a data atual.

Pagas: mostra a soma das contas pagas.

Atrasadas: mostra a soma das contas em atraso.

Campos

O módulo contas a pagar dispões dos seguintes campos:

Documento:

Campo para identificação do título. Este campo possui 8 dígitos que conterão o número do documento e também a identificação da parcela. Quando a parcela for originada por uma compra a praz, através do módulo compras, o número do documento conterá os 6 dígitos, identificando o número da nota fiscal e mais 1 ou 2 dígitos (letras ou caracteres) identificando a parcela.

No exemplo da tela acima temos uma parcela da nota fiscal 000004 e a letra B identificando que é a 2ª parcela. Este número também pode ser preenchido manualmente bem como as letras identificando a parcela, em casos de lançamento manual no contas a pagar.

Histórico:

Campo para preenchimento de um pequeno resumo da parcela. Este campo é preenchido automaticamente com a identificação da parcela e com o número do documento fiscal, quando as parcelas forem feitas pelo módulo compras.

Nome do fornecedor:

Nome do fornecedor para quem a parcela será paga. Este campo é preenchido automaticamente quando a parcela for feita pelo módulo compras. Quando o lançamento for manual, o sistema abrirá uma lista com os nomes dos fornecedores cadastrados para a seleção.

Emissão:

Data em que a parcela foi emitida. Este campo também é preenchido automaticamente quando a parcela for feita pelo módulo compras.

Vencimento:

Data de vencimento da parcela. Este campo também é preenchido automaticamente quando a parcela for feita pelo módulo compras.

Pago em:

Data do pagamento da parcela. Este campo é preenchido automaticamente com a data do pagamento, quando usada uma das quatro opções de pagamento: pagar contas, pagamento de várias contas, pagamento parcial ou o pagamento pela ficha.

Valor:

Valor da parcela. Este campo também é preenchido automaticamente quando a parcela for feita pelo módulo compras.

Valor pago:

Valor pago da parcela.

Observações:

Campo onde o usuário pode digitar informações adicionais sobre esta parcela ou negociação da venda. Conta com a barra de personalização de fonte, onde é possível fazer as alterações básicas de fonte no texto, como alinhamento, cor, tamanho, estilo, negrito, itálico, sublinhado, etc.

1. Indica linha e coluna onde o cursor está posicionado;
2. Insere data e hora atuais na posição do cursor;
3. Imprime o texto das observações. A impressão será feita com toda a caracterização atribuída ao texto;
4. Altera cor do texto selecionado;
5. Define alinhamento a esquerda para a linha onde o cursor está posicionado;
6. Define alinhamento centralizado para a linha onde o cursor está posicionado;
7. Define alinhamento a direita para a linha onde o cursor está posicionado;
8. Abre assistente para mudança de fonte;
9. Define o texto selecionado como negrito, ou para normal, caso já esteja em negrito;
10. Define o texto selecionado como itálico, ou para normal, caso já esteja em itálico;
11. Define o texto selecionado como sublinhado, ou para normal, caso já esteja sublinhado.

Lançar conta

As contas serão criadas automaticamente ao efetuar o lançamento de uma nota de compra a prazo, porém é possível efetuar o lançamento de uma conta a pagar manualmente, para isso dentro do módulo contas a pagar clique no botão novo.

Após efetue o lançamento dos dados como documento, histórico e valor…

Pagar conta

Esta opção permite fazer o pagamento de uma ou mais parcelas. Selecione o título que está sendo pago ou vários títulos marcando o checkbox na esquerda, e clique no botão “pagar conta”.

O sistema exibirá a tela de recebimento de contas e nela será mostrado:

Novo:

Caso deseje incluir uma nova conta que não foi listada anteriormente, basta clicar em novo e será criada uma linha para adicionar esta conta a ser paga. Neste caso, na linha em branco que o sistema criar no grid, basta preencher o número do documento para que os demais dados sejam preenchidos automaticamente.

Desfazer:

Cancela todo o procedimento feito que ainda não tenha sido salvo.

Apaga:

Utilizado para excluir a conta selecionada. Esta opção excluirá a conta também da listagem, ou seja, não ficará mais registrada em local algum.

Imprime:

Mostra a tela padrão de impressão de listas.

Lançar nos bancos:

Quando a forma de pagamento (ver logo abaixo) for uma conta bancária, gera também um lançamento na conta em questão, no módulo bancos.

Lançar no caixa:

Gera lançamento da duplicata recebida no livro caixa.

Agrupar lançamentos:

Quando há várias contas sendo pagas, gera no livro caixa apenas um lançamento, agrupando o valor de todas as contas.

Quitar todas:

Quitará todas as contas apresentadas na tela de pagamento de contas.

Gerar registro no livro caixa

Esta opção permite que a quitação de uma parcela feita pela ficha de cadastro ou o pagamento parcial de uma parcela, seja também registrada no livro caixa (módulo caixa), fazendo a integração do módulo contas a pagar com o módulo caixa.

Para que esta opção esteja disponível será necessário que o sistema esteja configurado para que haja a integração entre os módulos financeiros.

Após efetuar a quitação de uma parcela pela ficha de cadastro ou o pagamento parcial de uma parcela, com a ficha da parcela na tela de cadastro, clique na opção de gerar lançamento no caixa.

O sistema mostrará a tela para fazer o lançamento de integração com o módulo caixa, conforme imagem abaixo.

A tela de integração com o módulo caixa, tem os campos e opções.

Data:

Data em que será feito o lançamento no livro caixa. Esta data pode ser alterada na tela de integração. Ao completar a integração com módulo caixa, o sistema calculará novo saldo em caixa.

Histórico:

Histórico do lançamento no livro caixa. Este histórico pode ser mudado na tela de integração.

Saída:

Mostra o valor da saída que será dada no livro caixa. Este valor não pode ser mudado. Ao completar a integração com o módulo caixa, o sistema calculará um novo saldo em caixa.

Plano de contas:

Permite selecionar para qual conta o lançamento será debitado. Como o lançamento está sendo vinculado com um lançamento do módulo contas a pagar (saída no caixa) é correto informar um plano de contas de despesa.

Ao clicar no botão ao lado do campo para selecionar o plano de contas, o sistema atribuirá a conta mais utilizada para o lançamento. Antes de confirmar verifique se é uma conta de despesa e é a desejada. Caso a conta já tenha sido definida no módulo contas a pagar, esta será mostrada ao fazer a integração com o módulo caixa.

Centro de custo:

Permite selecionar para qual centro de custo o lançamento será creditado. Ao clicar no botão ao lado do campo para selecionar o centro de custo, o sistema atribuirá o mais utilizado para o lançamento, antes de confirmar verifique se é o desejado. Caso o centro de custo já tenha sido definido no módulo contas a pagar, este será mostrado ao fazer a integração com o módulo caixa.

Define conta e centro de custo mais utilizados como padrão:

Quando marcada esta opção o sistema define a conta e o centro de custo mais utilizados como padrão, trazendo os mesmos como sugestão na tela de integração com o caixa, quando não houver definição anterior de conta e centro de custo.

Cancela:

Cancela a integração com o módulo caixa.

Confirma:

Confirma a integração do lançamento do módulo contas a pagar com o módulo caixa.